Die drei Faktoren Qualität, Zeit und Budget spielen als magisches Dreieck für Weihnachten eine immens große Rolle. Schön dabei ist, dass zu mindestens einer der Faktoren ziemlich fix ist: die Zeit! Für viele ist der 24. Dezember, der Heilige Abend, der Tag, an dem alles perfekt funktionieren muss. Projektende! Im erweiterten Familien- und Freundeskreis kann es auch schon mal der erste oder zweite Weihnachtstag werden. Aber in den meisten Fällen gilt: was am Vorabend des 24.12. nicht fertig ist, bleibt nicht fertig.

Doch gehen wir es strukturiert an.

Kick-Off

Kick-Off oder der Moment, an dem wir erkennen, dass dieses Jahr auch wieder Weihnachten ist, ist ein Ereignis zwischen 2. Januar und 23. Dezember. Der Termin des Kick-Offs hängt je nach Weihnachtsroutine, Alter, Familienstand und natürlich auch ziemlich von der Religion ab. Ich gehe aber davon aus, dass auch wir – die männlichen Projektleiter – kurz nach den Sommerferien die Nikoläuse im Supermarkt bemerken. Spätestens dann ist jedem klar: es ist auch dieses Jahr wieder Weihnachten! Zum Kick-Off werden wir also meistens vom lokalen Einzelhändler eingeladen. Das Ergebnis der kurzen Machbarkeitsanalyse Ende August ist: Gar kein Problem – kriegen wir schon hin – ist ja noch viel Zeit – bin ja Profi!

Projektauftrag

Im zweiten Schritt machen wir uns nur beiläufig Gedanken über Qualität und Preis. Beides korreliert stark mit der Stakeholderanalyse. Den Projektauftrag erhalten wir als nnlicher Projektleiter grundsätzlich von weiblichen Weihnachts-Programm-Manager. Das Budget sollen wir aber natürlich mit aller Kompetenz für wenige Teilprojekte großzügig selbst entscheiden.

Stakeholderanalyse

Nach dem Kick-Off beginnen wir mit der Stakeholderanalyse: Wer ist dieses Weihnachtsfest besonders zu beachten? Wer sind meine Unterstützer? Die Frage nach den richtig wichtigen Menschen im „Projekt“, ist in der Regel leicht zu beantworten. Zumindest dann, wenn man liiert oder verheiratet ist und gegebenenfalls noch Kinder hat.

Die Frage, wer etwas gegen die Umsetzung des Projektes haben könnte, wird in der Regel erst nach dem Auspacken der Geschenke beantwortet.

Projektablauf

Die einzelnen Tasks werden nur rudimentär geplant. Der Projektplan findet im Kopf ohne große Meilensteine platz. Allein die Risikoanalyse wird noch kurz vor Projektende durchgeführt. Denn die Frage, ob Weihnachten auf einen Sonntag fällt und ob die Parfümerie bis mindestens 14 Uhr geöffnet hat, ist dafür nicht ganz unwichtig.

Lessons Learned

Die Lessons Learned werden dann schon während des Projektendes überlegt. Denn wir wissen relativ schnell, was wir beim nächsten mal anders machen wollen. Ganz anders. Und wir bekommen auch gesagt, was anders werden muss. Leider haben die (wir) männlichen Projektmanager aber dies noch kurz vor dem Zünden der ersten Silvesterrakete wieder verdrängt und können sich kurz nach den nächsten Sommerferien, wenn wieder Weihnachtsmänner im Supermarkt stehen, auch nur vage erinnern.

In diesem Sinne wünsche ich meinen Kunden, Partnern, Freunden und allen Kolleginnen und Kollegen ein schönes Weihnachtsfest, bleibt gesund und „gute Projekte“ für 2017!

Ein besonderer Gruß gilt den Mitgliedern der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), insbesondere den ehrenamtlichen Leitern der Regio Düsseldorf / Rhein-Ruhr verbunden mit dem Dank für immer gute Veranstaltungen.

Herzliche Weihnachtsgrüße
Euer / Ihr

Jochen Rausch